INFORMATIVA PRIVACY AGLI UTENTI DELLA NAVETTA A CHIAMATA

ai sensi dell’art. 13 del D.Lgs. 196/2003 e dell’art. 13 del Regolamento UE 679/2016

Oggetto: Geo-localizzazione dei veicoli aziendali deputati al trasporto collettivo attraverso il servizio di “navetta a chiamata”

Ai sensi degli artt. 13 del D.Lgs. 196/2003 (“Codice Privacy”) e del Regolamento UE n. 679/2016 (“GDPR”), Sarlux S.r.l., con sede legale in 09018 Sarroch – Cagliari, Strada Statale Sulcitana n. 195 – km 19, C.F. e P.IVA 02093140925, in qualità di titolare del trattamento dei Suoi dati personali (“Titolare” o “Società”), La informa che sulle navette aziendali di servizio (“Navette”) è stato installato un sistema di telemetria che con l’ausilio anche della geo-localizzazione tramite tecnologia GPS (“Global Position System”), potrà comportare, seppur indirettamente, la raccolta ed il trattamento di alcuni dati personali a lei riferibili (quali, a titolo esemplificativo, nome, cognome indirizzo email e ubicazione).

La decisione di procedere all'introduzione di sistemi di telemetria e geo-localizzazione sulle Navette, deriva da specifiche esigenze organizzative, produttive e di ottimizzazione del parco mezzi di trasporto collettivo interno, rimanendo naturalmente esclusa ogni altra finalità di controllo, diretto ed indiretto, dell’attività lavorativa del personale nel rispetto dell’art. 4 della L. 300/70.

Tramite l’installazione di questi sistemi, la Società intende ottimizzare l’utilizzo e la gestione delle Navette aziendali dedicate alle attività di servizio, per misurare e monitorare l’uso dei mezzi attraverso l’acquisizione di informazioni di carattere tecnico. In particolare il sistema registrerà i percorsi effettuati dal veicolo, le ore di utilizzo per giorno (lavorativo/feriale) e per fascia oraria, le persone che usufruiscono del servizio.

Per quanto riguarda le Navette in servizio come navetta a chiamata, tra le finalità perseguite c’è sicuramente pure quella di verificare la disponibilità del mezzo nelle vicinanze ed effettuarne la prenotazione, il prelievo ed il rilascio - anche tramite un’apposita app denominata Sarlux User gestita da società GreenShare SrL., che agisce quale Responsabile del Trattamento. .

La posizione del veicolo non verrà monitorata continuativamente, ma solo quando ciò si renda necessario per il conseguimento delle finalità legittime sopra illustrate.

I dispositivi installati a bordo dei mezzi sono tutti visibili e provvisti di un sistema di rilevazione in grado di identificare il conducente che di volta in volta si dovesse alternare alla guida del veicolo. Pertanto, in conformità a quanto richiesto dal Provvedimento n. 370/2011 del Garante Privacy, i Veicoli presentano, in maniera ben visibile, una apposita vetrofania recante la dizione “VEICOLO SOTTOPOSTO A LOCALIZZAZIONE”.

L’installazione del dispositivo in questione, per le finalità indicate di ottimizzazione e gestione del parco Navette aziendale è stata condivisa con la RSU concordando che i dati raccolti con detto sistema non saranno trattati per ulteriori finalità, anche in ossequio alle disposizioni ex art. 11, comma 1 lett. a del Codice Privacy

I dati raccolti saranno gestiti da SARLUX S.r.l..

I dati personali e i dati relativi alla localizzazione delle Navette saranno trattati da persone incaricate al trattamento e designate dal relativo Responsabile Security e Servizi Generali, i quali opereranno sotto la diretta autorità di quest'ultimo, nel rispetto delle istruzioni ricevute. Gli Incaricati, in ragione delle mansioni svolte, potranno, pertanto, accedere a tali informazioni solo per dare attuazione ai propri compiti.

Le diverse tipologie di dati personali raccolti verranno conservati per il periodo di tempo necessario al perseguimento delle finalità indicate nella presente informativa, dopodiché saranno conservate unicamente ove previsto da un obbligo di legge in materia, per finalità di tipo amministrativo del Titolare e/o per far valere o difendere un diritto di quest’ultimo, in caso di contenziosi e precontenziosi.

I dati personali potranno essere comunicati a soggetti terzi per lo svolgimento di alcune attività (o parte di esse) strettamente necessarie per il perseguimento delle finalità di cui sopra. I predetti soggetti opereranno in qualità di Responsabili esterni, appositamente nominati dalla Società, oppure in qualità di titolari autonomi del trattamento. Tali soggetti, in relazione al servizio da svolgere, saranno individuati nell'ambito delle seguenti categorie: a) soggetti che forniscono i dispositivi di localizzazione e che estraggono i dati da tali dispositivi; b) soggetti che prestano attività di assistenza e consulenza in favore del Titolare.

Il trattamento dei Suoi dati personali sarà effettuato per il perseguimento di un legittimo interesse del Titolare (ex art. 24, comma 1, lett. g) del Codice Privacy e 6.1, lett. f) del GDPR), consistente nell’esigenza di implementare un servizio di geolocalizzazione e di navetta a chiamata interno alla società volto ad assicurare una più efficiente gestione dei servizi di mobilità collettiva, con effetti vantaggiosi anche sulla sicurezza del lavoro (e.g. riduzione dell’uso di trasporto privato), la tutela ambientale (e.g. riduzione dei consumi di carburante per i trasporti interni) e la tutela del patrimonio aziendale. A tal riguardo, Le confermiamo che la posizione dei Veicoli non verrà monitorata continuativamente, bensì solo quando ciò si renda necessario per il conseguimento delle suddette finalità (a titolo esemplificativo, al momento del ritiro e del rilascio del veicolo).

Il trattamento dei Suoi dati personali è necessario per il raggiungimento delle predette finalità. In caso di Suo espresso rifiuto, pertanto, non Le sarà possibile utilizzare i Veicoli.

Presso il Titolare, Lei potrà esercitare i diritti previsti dall'art. 7 del Codice Privacy e dagli artt. 15 e ss. del GDPR ed ottenere: la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che La riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intellegibile e/o l’accesso agli stessi; una copia dei Suoi dati personali; la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento e l’indicazione dell’origine dei Suoi dati personali, oltre che delle categorie di dati trattati, delle finalità e modalità del trattamento, della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici, degli estremi identificativi del titolare e degli eventuali responsabili, del periodo di conservazione dei dati personali o dei criteri utili per la determinazione di tale periodo, dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di responsabili o incaricati (anche, persone autorizzate al trattamento) ex artt. 4 del Codice e del GDPR; l’aggiornamento ovvero, quando vi ha interesse, l’integrazione dei dati; la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge. Lei ha inoltre il diritto di opporsi, in tutto o in parte per motivi legittimi, al trattamento dei dati personali che La riguardano. L’esercizio di tali diritti deve avvenire con richiesta rivolta a Saras S.p.A. L’esercizio di tali diritti deve avvenire con richiesta rivolta a Sarlux S.r.l., scrivendo alla sede legale o all’indirizzo e-mail indicati in epigrafe. La richiesta può essere trasmessa anche mediante lettera raccomandata o telefax.

Qualora ritenga che i Suoi diritti siano stati violati dal Titolare e/o da un terzo, Lei ha inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali e/o ad una diversa autorità di controllo eventualmente competente in forza del GDPR.